Online Werken Google Workspace vs Microsoft 365

Online Werken
Julian, 16 december 2021

Je kent het wel: de tweestrijd tussen de productiviteittools van Microsoft en Google. Elk bedrijf klein of groot heeft behoefte aan een dergelijke toolset om alle bedrijfsprocessen moeiteloos te kunnen ondersteunen en productiviteit te verhogen. Maar dan komt de hamvraag: welke toolset past het beste bij het bedrijf? Wanneer je als eigenaar of agency twijfelt tussen Google Workspace (voorheen G Suite) of Microsoft 365 (voorheen Office 365) zullen we in dit artikel de twee onder de loep nemen en de verschillen voor je uiteenzetten.  

Overzicht van de tools

Het grootste algemene verschil tussen beide productiviteitssoftware is de web-based vs. desktop- applicatie. Google Workspace is enkel te gebruiken middels web-based tools die geoptimaliseerd zijn voor gebruik met Chrome. Microsoft 365 daarentegen maakt gebruik van desktop-applicaties. Google Workspace en Microsoft 365 bieden de volgende tools aan in hun suites:

Google Workspace vs Microsoft 365: Vergelijking van de primaire tools

Per suite kijken we naar een aantal belangrijke tools en hoe deze van elkaar verschillen. 

E-mail 

Wanneer we kijken naar e-mail behoort Gmail bij Google Workspace en maak je gebruik van Outlook bij Microsoft 365. Qua beveiliging zijn beide email services goed beschermd tegen malware en beschikken ze beide over goed werkende spam filtering. De twee grote verschillen zijn voornamelijk de user interface en beschikbare opslagruimte. Bij een Gmail Basic Accounts deel je je opslagruimte met de bestanden in Google Drive. Het gaat hier om een grootte van 30 GB. Bij Microsoft 365 krijg je meer opslagruimte in je mailbox wanneer we kijken naar een start pakket. Hier is het limiet 50 of 100 GB (afhankelijk van het gekozen plan). Wanneer je hier kiest voor een Enterprise plan is er geen limiet meer van toepassing.  

Documenten

Bij de Google Workspace pakketten kun je gebruik maken van Google Docs voor tekstverwerking. Microsoft 365 heeft daarvoor in de plaats het welbekende Microsoft Word. Beide tekstverwerkingssoftware hebben zo hun voordelen en nadelen die voor de één belangrijker zijn dan voor de ander. Als eerste heeft Word een sterkere software en meer advanced opties in tegenstelling tot Google Docs. Daarnaast is Word de betere optie wanneer je veel gebruik wenst te maken van de software in een offline modus. Google Docs heeft deze optie ook, enkel wordt deze functie niet heel goed ervaren door de gebruikers. Wat wel goed wordt ervaren bij Google Docs is het gemak om documenten onderling te delen met collega’s. Met enkele klikken voeg je je collega’s toe aan documenten. Daarnaast is er een duidelijk overzicht van de door en met jouw gedeelde documenten. Daarbij behoud je de controle wie het document kan bewerken en wie het enkel kan inzien. Een ander groot voordeel aan Docs is de autosave feature. Zo hoef je in tegenstelling tot Word niet op een knop te drukken maar wordt het document na alle wijzigingen automatisch opgeslagen.  

Spreadsheets

Wanneer we kijken naar Google Sheets vs. Microsoft Excel zijn er geen enorme verschillen. Beiden beschikken over de meest belangrijke features die een dergelijke tool nodig heeft. Er zijn wel een aantal verschillen te benoemen die de keuze voor de één of ander kunnen maken of breken. Zoals eerder is uitgelicht, is Google Sheets een web-based tool en dus niet offline beschikbaar. Wel is het mogelijk om je spreadsheets vanaf elke computer te bereiken. In tegenstelling tot Google Sheets is Excel een software, deze kan dus wel offline gebruikt worden maar enkel op de computer waarop de software is geïnstalleerd. Zoals we al eerder beschreven is de Google tool wederom beter te gebruiken om in samen te werken vergeleken met de Microsoft tool. Daarentegen kent Excel twee belangrijke voordelen wanneer de tool gebruikt wordt voor grotere bedrijven of agencies. Excel heeft meer visualisatie functies én is in staat veel grotere aantallen data te verwerken. Waar Google Sheets vertraagd naarmate de data toeneemt, blijft Excel zijn snelheid behouden. 

Prijsvergelijking 

Laten we nu kijken naar de prijsvergelijking. De online werken pakketten van zowel Google Workspace en Microsoft 365 zijn verkrijgbaar bij Savvii. Je betaalt hierbij dezelfde prijs als bij Google en Microsoft maar inclusief Savvii support wanneer je dit nodig hebt.

Google Workspace

Microsoft 365

Een werkbare manier om dagelijks de beveiliging te verhogen is werken volgens het zogenaamde ‘need-to-know’ principe. Werknemers worden aan het principe gehouden door hen enkel toegang te geven tot informatie die relevant en nodig is om zijn/haar functie te vervullen. Hierbij bescherm je je als bedrijf tegen onnodige beveiligingsrisico’s. 

Kortom 

De prijzen en pakketten zijn niet direct 1-op-1 te vergelijken. Het is daarom raadzaam om te beginnen met te kijken naar welke tools echt meerwaarde hebben voor jouw bedrijf en waar je het meeste mee zult gaan werken. Daarnaast is het natuurlijk handig om te inventariseren welk besturingssysteem iedereen het fijnste vindt werken. Kies je voor het eenvoud en overzicht die Google Workspace biedt of heb je behoefte aan de sterkere rekenkracht en opties van Microsoft 365? 

Julian Varwijk - Marketing duizendpoot

Leave a reply

Get to know us better!